Det interne blir mer sosialt og åpent

Hvordan kommuniserer vi internt på jobben vår? Det er et spørsmål som enhver arbeidsplass bør stille seg innimellom. Noen opplever at man drukner i e-post, brorparten av mailene kan være uinteressant informasjon som legger unødig beslag på tiden din. Andre ergrer seg over kollegaen som stadig kommer inn på kontoret for å ta en prat når han i stedet kunne tatt en kjapp telefon eller sendt en sms. Mens atter andre opplever at stadige telefoner oppstykker og forstyrrer, noe som fører til at arbeidsdagen blir ineffektiv.

Kommunikasjon ansikt-til-ansikt, pr telefon eller via e-post har alle sine styrker og svakheter. Mer åpenhet og en større informasjonsflyt, gjør at virksomheter må ha gode interne systemer. Valg av kommunikasjonsverktøy betyr noe. Det utvikles nå nye former for intranett og samhandlingsverktøy som er mer i tråd med måten vi kommuniserer og samarbeider utenfor kontorets fire vegger. Kommunikasjon på intranettet sprites opp.En lukket gruppe på Facebook kan erstatte eller supplere deler av e-post-kommunikasjonen. En internblogg, der de ansatte gir sitt personlige syn på et aktuelt tema, kan bidra til å gjøre den interne kommunikasjonsstrukturen mer effektiv og gjøre bedre nytte for seg enn et allmøte. Verktøy som Yammer, Socialcast, Basecamp og Trello kan også fungere godt til internt bruk. Hvilke verktøy man velger kan avhenge av antall mennesker som skal kommunisere, og hva slags formål verktøyene skal brukes til. Men verktøyene gir ingen verdi i seg selv, det er det vi bruker dem til som eventuelt tilfører den interne kommunikasjonen noe.

Sosialt innhold
Nylig ble boken «Sosiale medier fra innsiden og ut» lansert. Boken tar for seg ulike aspekter ved sosial intern kommunikasjon. Den har en rekke forfattere, og det synes vi er en svakhet fordi språket og fortellerstemmen blir så skiftende – noe som ødelegger flyten. Flere av kapitlene bør imidlertid være av stor interesse for alle som er opptatt av hvordan nye medier kan brukes til å snakke med kollegene dine. Særlig vil vi løfte fram Ove Dalens bidrag som et godt praktisk innspill til hvordan man skaper et intranett med et innhold som  engasjerer, er effektivt og nyttig. Etter boklanseringen tok vi en prat med Ove. I denne videosnutten sier han bl.a. at sosiale medier i intern kommunikasjon «kommer til å bli så viktig at vi kommer ikke til å prate om det lenger». Slik han ser det, så vil sosiale medier om kort tid utgjøre en helt naturlig del av folks interne kommunikasjonshverdag.  Og på vår Facebook-side, der debatten de siste dagene har vært livlig om intern kommunikasjon, supplerer han med at «I stort sett alle nye intranett som jeg og Netlife Research lager så er sosialt innhold en del av miksen».

Thomas Olafsen, som jobber i Fredskorpset, har gode erfaringer med bruk av Socialcast i deres intranett:

– Det er en blanding av Facebook og Twitter. Hovedfeeden vises på forsiden av selve intranettet, mens i selve Socialcast deler vi dokumenter og rapporter. Vi legger ut statusmeldinger, spørsmål og oppgaver som kolleger kan svare og kommentere på. Det er også god plass til reisebilder og også litt tull og tøys. Vi føler at det har løftet den interne kommunikasjonen. Det er selvsagt slik at de som er godt vant med sosiale medier bruker det mest, men de andre kommer sakte, men sikkert etter. Forankring i ledelsen er ekstremt viktig, og vi har for eksempel redusert antallet «Alle-mail» kraftig, noe som igjen gjør at alle-mail som faktisk blir sendt ut nå får større oppmerksomhet. I tillegg bruker vi gruppefunksjonen aktivt, noe som gjør at kun personer med relevans får dette i feeden sin, samtidig som de som vil se og følge med også kan gjøre det.

Det interne blir også eksternt?
Også Statens Vegvesen, Norwegian og Lyse trekkes i Facebook-diskusjonen fram som virksomheter som har lyktes med å gjøre intern kommunikasjonen mer sosial. Mens Statnett, ved Kari Vestgarden, formidler i boken hva deres erfaringer med nye mediebruk har gjort med organisasjonskulturen i virksomheten. (Her kan du se og høre vår samtale med henne). Det er åpenbart en utvikling på gang nå i retning  av å åpne for nye måter å tenke bedriftskultur og organisasjonsendring på gjennom bruk av sosiale medier. Vi tror at vi i framtiden også vil se at  skillene mellom intern og ekstern kommunikasjon hviskes mer ut. Mer av internkommunikasjonen vil foregå i åpne rom. Noe av det interne blir mindre internt. Åpen internkommunikasjon høres ut som en selvmotsigelse, men er det ikke. For det vi sier, vil i økende grad bli sagt til både interne og eksterne på en gang.

Eller hva tror du?